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JUIN
SEMAINE # 9 | Du 30 MAI-05 JUIN | Panagiamou 2e Round
Sea Caves
Le début de cette deuxième semaine à "Panagiamou" est relativement similaire à la semaine dernière. J'aide au restaurant pendant 2h chaque matin, avant de me rendre au bureau pour le reste de la journée où je m'occupe des réservations et peaufine le site internet que le Manager m'a demandé de créer. Je réalise ce site via le support « HotelGenius », il permet de créer la base du site avec son design et les différentes pages utiles pour un site hôtelier, mais surtout de mettre en place un moteur de réservation.
Je pense que ce site est un exercice, ainsi qu'un moyen de voir ce que je suis capable de faire, et qu'il ne va pas forcément être utilisé dans le future. En effet, sur le site de "Panagiamou", un moteur de réservation est déjà existant (« WebHotelier ») et permet de réserver en ligne sans passer pas des intermédiaires.
Cette semaine je suis également allée visiter l'hôtel Amphora à Paphos, qui fait parti du même groupe (managé par le même General Manager), mais plus haut de gamme. C'est un hôtel qui s'adresse particulièrement aux couples. C'est à "Panagiamou" que se situent les départements de réservations et ventes et marketing, il est donc important que je connaisse le produit.
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Depuis jeudi, je suis personnellement chargée d'une toute autre mission. J'accompagne un groupe de golfeurs français pendant 8 jours, de leur arrivée à leur départ. Tout a donc commencé le jeudi soir avec l'arrivée de 27 personnes sur 4 vols différents. Tout aurait pu bien se passer, mais ça aurait été trop facile ! J'étais postée à l'aéroport pendant pas moins de 7 heures pour accueillir chacun d'eux. Les deux premiers vols n'ont rencontré aucun problème. En revanche les passagers venant avec le vol de Paris sont arrivés, mais sans leurs sacs de golf qui n'ont malencontreusement pas été embarqué dans l'avion. C'est au moment de faire les dépositions que ma présence a été utile car aucun d'entre eux ne parle anglais (ni grec d'ailleurs!). Pour la quatrième arrivée, pas de sacs mais pas de passagers non plus ! Ils ont manqué leur correspondance à Athènes, et ont dû passer la nuit à l'aéroport en attendant le premier vol le lendemain matin.
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Au bout du compte, 8 sacs de golfs et 3 clients manquaient à l'appel. Cette situation a eu des conséquence sur la suite du programme, dans la mesure où le lendemain matin une partie de golf était sensée avoir lieu, mais sans matériel et avec une partie du groupe manquant c'était compliqué. Ainsi, le président de l'association de golf, l'assistante du General Manager et moi-même nous sommes réunis pour trouver des solutions. Finalement, il est possible de reporter la journée de golf à un jour suivant et cette première journée à Chypre leur permet de se reposer. Entre temps il a fallu organiser le transfert des trois retardataires et faire en sorte que l'aéroport prenne en charge le rapatriement des sacs de golf. De plus, le président de l'association a des demandes particulières pour son groupe pendant toute cette semaine. Je m'occupe de tout avec l'aide des autres départements, mais forcément tout passe par moi comme je suis la seule à parler français et anglais. C'est valorisant de se sentir indispensable au bon déroulement des événements ! Ce dimanche je suis partie avec le groupe en excursions, car encore un fois le guide ne parlait pas français. J'ai pris mon rôle de traductrice à cœur, ce qui m'a aussi permis de découvrir une des région montagneuse de Chypre. Rien de tel que de lier l'utile à l'agréable !
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Je suis responsable de ce groupe jusque jeudi prochain. Cette position me convient parfaitement et les clients sont aussi ravis de m'avoir à leur disposition.
SEMAINE # 10 | Du 06-12 JUIN | Nouvelle semaine, mêmes missions
Dans le Troodos
Le temps passe vite, déjà trois semaines que je travaille à "Panagiamou" Resort & Spa. L'hôtel se remplit considérablement, la haute saison se fait sentir, surtout les weekends. Chaque jour il y a de nouvelles arrivées dont beaucoup de russes – qui ne parlent pas anglais ! Chypre est une destination où il faut avoir quelques notions de russe pour travailler dans les hôtels, surtout à la réception. Ça tombe bien, ce n'est pas mon poste !
Jusqu'à jeudi matin, j'étais encore chargée du groupe de golfeurs français. Mes journées étaient plus calmes que les premiers jours. Suite au différentes demandes du tour leader, tout avait été arrangé les jours suivant l'arrivée du groupe. La suite de la semaine s'est ainsi parfaitement déroulée. Il fallait faire en sorte que tous les transferts et les paniers repas soient prévus pour les journées golf, que les voiturettes aux clubs soient réservées et également organiser la soirée gala du dernier soir. Avec l'aide de la front office manager, du maître d'hôtel et du chef cuisinier, tout s'est bien goupillé. Il faut aussi dire que Chypre est une belle destination pour les golfeurs. L'île n'est pas encore très connue à ce niveau, mais d'après les golfeurs, elle est à promouvoir. J'ai vraiment apprécié être en charge de ce groupe, cela a nécessité de la rigueur, de la réactivité et aussi beaucoup d'attention aux détails.
Les températures commencent à grimper ces derniers jours, et malgré qu'il y ait toujours un petit vent agréable, rester 5 heures en plein soleil sur un terrain de golf peut vous donner une insolation. La période golfique est donc plutôt recommandée au printemps et automne lorsque les températures sont plus tempérées.
L'hôtel profite de sa situation géographique pour proposer des packages hôtel-golf. En effet, les quatre clubs de golf de Chypre se trouvent dans la région de Paphos, entre 25 et 40 minutes de route de "Panagiamou" Resort & Spa : Aphrodite Hill, Secret Valley, Eléa & Minthis Hill.
Ma nouvelle mission est donc de promouvoir la destination de Chypre – et l'hôtel – dans les pays francophones comme la France et la Belgique. Je me concentre pour l'instant sur le golf. J'ai commencé une base de données avec les clubs de golfs ainsi que leurs contacts. Je ne pensais pas qu'il y avait autant de clubs en France ! C'est donc une cible intéressante pour le tourisme golfique. Chypre est encore peu connu par les français, c'est pourtant une destination qui a de nombreux atouts et qui mérite largement d'être promue. La vie est belle à Chypre !
SEMAINE # 11 | Du 13-19 JUIN | Golf, golf, golf
L'article de cette semaine va être assez court, dans la mesure où mes tâches ont été les mêmes tout au long de la semaine et sans grand challenge ou difficultés. Mon objectif est de démarcher les structures pour faire venir de nouveaux groupes de golfeurs pour les mois et saisons à venir. J'ai donc continué ma démarche commerciale qui consiste à promouvoir les deux hôtels "Panagiamou" et Amphora sous forme de séjours golfiques. Dans un premier temps, avec les packages qui ont été préparé en amont, il a fallu créer l'offre commerciale en anglais et français. Je me suis d'abord concentrée sur les Clubs de golfs en France, Belgique et UK, puis sur les tour opérateurs et agences de voyages spécialisés sur le golf.
J'ai envoyé des centaines d'e-mails sur toute cette semaine, et bingo j'ai eu une réponse du T.O. « Golf Plus Voyages », qui est intéressé pour un groupe de 15 pax en Septembre-Octobre à l'hôtel Amphora. Comme c'est une agence française, je suis la personne en contact avec une représentante de ce T.O. Je devrais pouvoir concrétiser cette demande la semaine prochaine, si le groupe souhaite réserver.
Je travaille de mon côté, dans le bureau des réservations. C'est difficile pour moi de m'imposer dans ce service comme les deux autres personnes qui y travaillent, parlent tout le temps grec. Les quelques fois où j'ai voulu répondre aux téléphone, mes correspondants souhaitaient parler avec un(e) grecque. J'essaye bien sur d'apprendre quelques mots/phrases, mais ce n'est évidemment pas suffisant. Je souhaiterai vraiment être plus active et productive dans ce service, mais la barrière de la langue est un vrai frein. En espérant que la semaine prochaine soit plus variée au niveau de mes missions.
Nicosia, partie Turcque
SEMAINE # 12 | Du 20-26 JUIN | Nouvelle semaine, mêmes missions
Les Tombes des Rois
Mes missions ont été plutôt variées cette semaines. D'une part j'ai continué ma démarche commerciale auprès des clubs de golfs et tours opérateurs pour les deux hôtels KLR (le nom du groupe auquel appartiennent "Panagiamou" Resort & Spa et Amphora). Je n'ai toujours pas eu de retour du T.O. « Golf Plus » qui m'avait contactée la semaine dernière par rapport au groupe de golfeurs, dommage ! En revanche j'ai eu quelques réponses d'agences en ligne, qui proposent maintenant les hôtels sur leur site suite à la réception de mon offre.
D'autre part, j'ai eu comme tâches de créer deux nouveaux moteurs de réservations sur « Discoveroom » pour les deux hôtels, dans le but de pouvoir les mettre en lien directement sur les pages Facebook. Quelques semaines auparavant, j'avais déjà travaillé sur ce même type de site hôtelier : « HotelGenius ». Mais il était beaucoup moins pratique et plus compliqué d'utilisation, contrairement à « Discoveroom ». J'y ai rentré toutes les informations de l'hôtel, les types de chambres et leurs équipements, les différents tarifs selon les mois, les conditions de réservation et d'annulations, etc.
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Comme les semaines précédentes, je suis postée au restaurant pendant 2h le matin (le seul moment de la journée où je suis en relation direct avec le client), j'aide le département des réservations (en répondant au téléphone et ajoutant les nouvelles résa dans le système), ainsi que celui du marketing (en répondant aux commentaires des clients sur TripAdvisor et Booking.com). Je jongle entre les départements, et je me rends compte qu'en travaillant dans les bureaux, le contact client me manque. En ne parlant ni grec, ni russe, la réception est un département peu conseillé pour moi dans cet hôtel, dans la mesure où je ne peux pas communiquer avec la moitié des clients, ainsi qu'avec la plupart des employés qui parlent peu ou pas anglais. C'est ma petite déception de ce stage.
Ca me fait finalement réaliser que pour ma future vie professionnelle, j'éviterai de travailler derrière une bureau – si possible !